מה זה אוטומציות? ואיך הן יסייעו להצלחת החברה שלכם?

כמה פעמים קרה לכם ששכחתם לשים משימה ביומן ולא חזרתם ללקוח בזמן?
גם אתם איבדתם לקוחות למתחרים בגלל שלא עשיתם פולו אפ בזמן?
כמה זמן אתם משקיעים בשליחת הצעות מחיר, הודעות WhatsApp, מיילים, SMS למעקב אחר לידים או טיפול בלקוחות? 

מה אם הייתה דרך אוטומטית שתחסוך לכם את כל הזמן הזה ותעזור לכם לשמור על קשר יומי רציף עם כל הלקוחות ופעולות נוספות והכל בצורה אוטומטית?
אז אם גם אתם מרגישים שזמן העבודה שלכם ושל העובדים שלכם יקר מדי והייתם רוצים שתהליכים יומיומיים יתבצעו אוטומטית ויחסכו זמן רב עבורכם ועבור הצוות בחברה, אז כתבה זו בהחלט עבורכם.

בכתבה זו נמנה כמה מהאוטומציות מהחשובות ביותר שחובה להטמיע בכל בית עסק שרוצה לייעל ולהזניק קדימה את המכירות ואת הקשר השוטף מול הלקוחות. נסביר שלב אחר שלב כיצד תוכלו ליישם אותן בעסק בקלות ולתת למערכת לעבוד בשבילכם. ובהמשך נרחיב גם על העבודה עם כלים חדישים אשר חשוב להקפיד לשלב בעסק בעולם העסקי המתקדם.

שלב מקדמי – אפיון התהליך
תחילה, עלינו להגדיר את תהליך ושלבי המכירה ותהליך הטיפול בלקוחות בעסק (משפך המכירה או ה'פייפליין'), ובמידה ונזהה תהליכים נוספים זה יהיה הזמן המתאים להוסיף לאפיון. לאחר מכן נציין בתהליך נקודות מסוימות בהן היינו רוצים לשלב כל אחת מהאוטומציות עליהן נרחיב בהמשך כתבה זו). שלב מקדמי זה נקרא שלב האפיון, אותו נוכל לבצע באופן עצמאי או להיעזר באנשי מקצוע. בעסקים מסוימים תהליך זה יהיה מאד קצר ופשוט, ובאחרים עלול להיות ארוך ומורכב. בהתאם לאופי הפעילות של בית העסק.
דוגמא לתרשים אפיון פשוט: ליד נקלט מערוצי פרסום >> הליד מועבר לצוות המכירות >> מתבצע תהליך מכירה >> לאחר סגירת עסקה הליד מועבר למחלקת הכספים >> לאחר תשלום מועבר למחלקת תפעול >> לאחר התפעול הליד מועבר למעקב מנהל תיק לקוח.

עכשיו לאחר שביצענו את האפיון, נתחיל במעבר על האוטומציות שחשוב להכיר:

אוטומציה ראשונה – קליטת לידים אוטומטית מכל אפיקי הפרסום

השלב הראשון של כל תהליך מכירה הוא – השארת פרטים ופניה לקבלת שירות בבית העסק. האוטומציה הראשונה שאנחנו רוצים לשאוף אליה היא קלטת כל הלידים (פניות ממתעניינים) מכלל מקורות הפרסום השונים אותם מפרסם העסק, ובאופן אוטומטי וישירות למערכת אחת בה נוכל לצפות בכל הפניות החדשות שלנו ולנהל את כל תהליך המכירה ובהמשך גם לצפות מאילו מקורות פרסום קיבלנו יותר לידים ויותר עסקאות וכסף בשלבים מתקדמים יותר.
קליטת לידים שלא באופן אוטומטי, ולא למקום מרוכז אחד (שיחות, מיילים, השארת פרטים באתר ועוד') תוביל לעבודה קשה, ובזבוז של זמן רב לאתר את כל הפניות, להעבירן לצוות לטיפול ולבצע מעקב נכון.

כפי שנרחיב בהמשך, כיום ישנן מערכות וטכנולוגיות אשר יכולות לבצע את כל אלו עבורכם באופן אוטומטי, פשוט ויעיל.

אוטומציה שניה – בדיקת איכות ובקרת כפילות
ברגע שמתקבלת פניה חדשה מליד מתעניין, חשוב מאד לבצע בדיקה האם זו פניה מלקוח חוזר או לקוח חדש שטרם פנה אלינו לחברה (כלומר ליד כפול או לא). נוכל לבצע בדיקה ידנית ולבצע חיפוש מקיף במייל, באקסלים שלנו ובכל מאגרי המידע שלנו כדי לאתר האם הליד כבר פנה אלינו בעבר, אך שיטת עבודה ידנית זו תהיה מורכבת ותגבה מאיתנו שעות עבודה רבות ולחינם.
הפיתרון האולטימטיבי הוא ביצוע בדיקה אוטומטית האם מדובר בפניה חוזרת, וסימון הליד כליד כפול, כך שברגע כניסת הליד החדש מיד תוכלו לראות בצורה ברורה ונוחה האם מדובר בליד כפול או חדש, ובמידה ומדובר בליד כפול תוכלו בכמה קליקים פשוטים לצפות בכל היסטוריית ההתקשרות עם אותו הלקוח מהעבר.

לאוטומציה זו חשיבות רבה, שכן הרבה פעמים לפני שמדברים עם ליד חדש כדאי להסתכל בהיסטוריה ולגלות מידע חשוב מאד, כמו למשל: נראה כי מדובר בלקוח שפחות רלוונטי לנו לחברה ונשקיע פחות משאבים מולו, או שללקוח זה יש חוב כספי ישן אצלנו וניקח זאת בחשבון, או שמדובר בלקוח אסטרטגי מאד.

אוטומציה שלישית – שליחת הודעת "תודה" אוטומטית

כאשר ליד משאיר פניה לבית עסק, הוא בדרך כלל משאיר עוד כמה פניות בבתי עסק נוספים להשוואת מחירים. לכן ישנה חשיבות מכרעת ברגע השארת הפרטים לשלוח לליד הודעה אישית ומנוסחת כמו לדוגמא: "תודה על פנייתך, נציגנו יצרו איתך קשר בדקות הקרובות. בינתיים תוכל לקבל מידע נוסף באתר האינטרנט שלנו…."
לקוח אשר מקבל הודעת 'תודה' כזו בסמס או בוואטסאפ, מבין כי פנייתו התקבלה ומקבל וודאות לכך שיצרו איתו קשר בקרוב. לקוח שקיבל הודעת 'תודה' הרבה פעמים יפסיק להשאיר פרטים בבתי עסק נוספים, וילחץ על הקישור ויקרא מידע נוסף באתר האינטרנט שלכם. ותמיד טוב שבעתיד יהיו את הפרטים שלכם אצל הלקוח, כך שאם יזכר וירצה לפנות אליכם שוב הוא יוכל בקלות.

אוטומציה רביעית – העברת הליד לטיפול אנשי המכירות

אז העלינו פרסומים ואנחנו מתחילים לקבל לידים – מעולה! עכשיו צריך לנהל את הטיפול בהם.
על מנת להעלות משמעותית את אחוזי סגירת העסקאות בחברה יש לוודא כי הינכם מטפלים באופן המהיר ביותר בלידים החמים, לכן אוטומציה של העברת הלידים אוטומטית בזמן אמת היא קריטית. בנוסף, אוטומציה זו חוסכת מכם את זמן ההתעסקות בלהעביר את הלידים ידנית אל שאר צוות החברה.
ניתן להגדיר חלוקה אוטומטית של הלידים לטיפול אנשי המכירות או צוותי המכירות השונים, בהתאם לאופי העסק, ובהתאם לרמת המורכבות בעסק. כך, למשל, אם בעסק שלכם ישנה חלוקה לטיפול בסניפים שונים לפי מיקום בארץ, ניתן להגדיר שהלידים המגיעים מאזור הצפון יעברו אוטומטית לטיפול צוות המכירות בסניף צפון, הלידים מאזור המרכז יעברו אוטומטית לטיפול צוות המכירות בסניף המרכז והלידים מאזור הדרום יעברו אוטומטית לסניף דרום. ואולי, עבורכם, עדיף דווקא לעשות חלוקה של הלידים באופן אוטומטי בין אנשי מכירות שונים באותו מוקד מכירות בסבב, כאשר מערכת חכמה תדע לחלק את הלידים בין נציגי המכירות באופן חכם ולפי הצורך המדויק שלכם. כמובן, גם חשוב ליידע את נציג המכירות באופן אוטומטי שהגיע ליד חדש לטיפולו, בין אם בהקפצת תזכורת באופן אוטומטי ביומן או שליחה אוטומטית של תזכורת במייל / SMS / WhatsApp ברגע שהליד מועבר לטיפול נציג המכירות.

אוטומציה חמישית – יצירת משימות ותזכורות לטיפול בליד לאורך כל תהליך המכירה

עכשיו נציג המכירות שלכם מתחיל בתהליך הטיפול המכירתי בלידים שעברו לטיפולו, אבל חשוב שבכל שלב ושלב שהליד לא ישכח בטעות. כדי למנוע מצב כזה, עבור כל אחד משלבי הטיפול בליד ניתן להגדיר אוטומציות שונות המתזכרות את הנציג, במועדים שונים לפי הצורך, שיש ליד שממתין לטיפולו בשלב מכירתי כזה או אחר.
לדוגמא: כאשר הנציג ניסה להתקשר לליד והליד לא עונה, כדי שהליד לא יישכח בטעות, תוכלו להגדיר אוטומציה ליצירת תזכורת follow up בצורה אוטומטית, כך שבכל פעם שליד לא עונה תיווצר משימה לנציג המטפל בליד לחזור לליד שלא ענה בעוד שעתיים או אולי מחר בבוקר (לפי הצורך שלכם כמובן).
כך ניתן לייצר אוטומציות לתזכורות פולואפ ללקוחות בכל שלבי המכירה והטיפול בלקוח, למשל דוגמא נוספת לשלב הצעת ההמחיר: עבור ליד שנשלחה אליו הצעת מחיר, חשוב שבאופן אוטומטית תיווצר לנציג תזכורת לעוד כמה ימים לחזור אל הליד ולאשר את הצעת המחיר מולו ולסגור עסקה.

דוגמא נוספת: ניתן למשל לייצר אוטומציות לצורך בקרה ותזכורת למנהל המכירות לוודא שהלידים מטופלים בשלבים קריטיים של המכירה.
כך תוכלו לייצר אינסוף תזכורות אוטומטיות בכל שלב ושלב, כך שגם אם הצוות שלכם שכחו לשים משימה ביומן, המערכת תעשה זאת עבורכם, ולא תחמיצו אף טיפול בליד או בלקוח.

אוטומציה שישית – שליחת הודעות, מסמכים והצעות מחיר ללקוחות באופן אוטומטי

במהלך תהליך המכירה והטיפול בלקוח ישנם שלבים רבים בהם אנו נדרשים לשלוח ללקוח הודעות, מסמכים או הצעות מחיר. כל פעם שאנחנו עוצרים את עבודתנו כדי להכין הודעת סמס / וואטסאפ או מייל, או בונים הצעת מחיר או מסמך באופן שישי ללקוח, זה גובה מאיתנו זמן עבודה יקר מאד.

כיום, ישנן טכנולוגיות המאפשרות לבצע את כל אלו בצורה אוטומטית לחלוטין. נכון שלבנות את כל האוטומציות הללו יקח מעט זמן, אבל זה שווה את ההשקעה ובגדול.
שליחת הצעת מחיר בצורה אוטומטית: איך אתם נותנים ללידים את הצעת המחיר? בשיחה טלפונית? במיילים שונים? אז כדי לשמור על הסדר, ולוודא שהצעות המחיר הינן רשומות באופן נכון ושום סעיף חשוב לא נשכח, ישנן מערכות המאפשרות להכין תבניות מוכנות, ואפילו כקובץ PDF, של הצעות מחיר מעוצבות שבהן נתוני הצעת המחיר של הליד הספציפי "יישתלו" אוטומטית במקומות המתאימים – כלומר תבנית דינמית, ואת הצעת המחיר הזו נציגי המכירות יוכלו לשלוח באופן אוטומטי במייל או WhatsApp ללקוח.

רצוי שהמערכת גם תשמור בכרטיס הלקוח את הצעת המחיר שנשלחה, כך שתוכלו להציץ בהצעה בעתיד במידת הצורך ואם עולות שאלות בהמשך הדרך ואף להפיק עותק באם נדרש.

שליחת הודעה לליד באופן אוטומטי כמה שעות לאחר הצעת המחיר על מנת לוודא שהוא קיבל את הצעת המחיר: זוהי דוגמא חשובה נוספת של אוטומציה חכמה ויעילה שמתבצעת אוטומטית לאחר שליחת הצעת מחיר, כך שבמידה ויש לו שאלות כל שהן שידע לאן לפנות. 

לידיעתכם, חשוב להדגיש שכל השלבים האלה יכולים להתבצע באופן אוטומטי בלחיצת כפתור אחת וכל זה בהגדרת אוטומציות חכמות!

אוטומציה שביעית – העברת הטיפול בין מחלקות ומערכות החברה

אז שלחתם הצעת מחיר ומזל טוב – הליד אישר וסגר עסקה והפך ללקוח משלם!

בשלב זה, לכל עסק יש את שלבי הטיפול שלו בלקוחות החדשים, כגון: העברת הטיפול בליד למחלקת כספים לצורך גביית תשלום או הסדרת אמצעי תשלום, שידור נתוני הליד למערכות חיצוניות לפי הצורך (למשל העברת נתוני העסקה למערכת הנה"ח או למערכת ,ERP ומערכת BI), שליחת ניוזלטר ראשוני עם מידע חשוב ללקוחות חדשים, שליחת תנאים משפטיים, עדכון על ההתקדמות הטיפול בלקוח בכל שלב ושלב, ועוד. אז כמו שהבנתם כבר, גם את כל הפעולות האלה ניתן לבצע באוטומציות חכמות שיבצעו את זאת ועוד בקליק אחד בלבד, או לאחר סימון סגירת עסקה בליד.

אז איך מתחילים? בשלב ראשון יש למצוא את המערכת הנכונה אשר תיתן לכם את כל האוטומציות לייעול תהליך המכירות שלכם במקום אחד! צריך לחפש מערכת שבה תוכלו באופן פשוט קל ונוח לקלוט באופן אוטומטי את כל הלידים ממקורות הפרסום השונים שלכם למקום אחד, לנהל את חלוקת הלידים בין אנשי המכירות שלכם בצורה חכמה, לוודא שאף נציג מכירות לא שוכח לחזור ללקוחות בזמן ע"י קבלת תזכורות רלוונטיות במועדים הנכונים, שליחת הצעות מחיר מעוצבות ישירות ללקוחות בפורמטים אחידים כמקובל בחברה, העברת פרטי עסקה שנסגרה להנה"ח ועוד, כל זה באוטומציות חכמות שמבצעות מספר פעולות בלחיצת כפתור אחת!

את כל אלו ועוד תוכלו להשיג בקלות וביעילות במערכת ניהול לידים Lead Manager המתמחה בפתרונות מערכת CRM ומערכת לניהול קשרי לקוחות.

כל הלידים מכלל מקורות הפרסום שלכם ייקלטו באופן אוטומטי למקום אחד בו תנהלו את תהליך המכירה מתחילתו ועד סופו! תוכלו לשלוח הודעת "תודה על פנייתך" אוטומטית לכל ליד חדש שנכנס לחשבון במייל / SMS / Whatsapp, תוכלו להעביר טיפול בלידים לאנשי המכירות שלכם לפי כללים חכמים וגם לשים משימות חזרה ללידים אוטומטיות עבור נציגי המכירות, לשלוח הצעות מחיר מעוצבות ללידים, לתזכר את אנשי המכירות שיש עסקה ממתינה לסגירה, ועוד – כל זה יקרה אוטומטית בהגדרת תהליך המכירה הנכון עבורכם!

על ידי השימוש באוטומציות תייעלו את תהליכי המכירה, תוכלו להגיע להבנה עמוקה על מצב החברה ומה ניתן לשפר, לעקוב בקלות אחר תהליכי מכירה קיימים, מעקב אחרי יחסי המרה של עובדים ושיפור התפוקה של צוות המכירות. כל האוטומציות הללו יסייעו לכם לקחת את העסק שלכם קדימה אל עבר ההצלחה.

בעזרת ניתוח נתונים מדויק, אוטומציה של תהליכים, שיפור חווית הלקוח, ניהול ומעקב יעיל, ניתן להגדיל את המכירות באופן משמעותי. השקעה בטכנולוגיה ובשיפור תהליכי המכירה עשויה להביא לתוצאות מרשימות ולהצלחה עסקית מרבית.